Il 2025 porta aggiornamenti importanti per le procedure di whistleblowing, comprese quelle sui canali interni, visto anche il recente parere del Garante per la protezione dei dati personali del 9 ottobre (pubblicato il 27 novembre), che ha precisato gli adempimenti in ottica di privacy e sicurezza.

L’obiettivo principale è quello di rafforzare la tutela di chi segnala (e di chi è segnalato).

Nello specifico, si mira garantire una applicazione uniforme, sicura e coerente della disciplina sul whistleblowing, rafforzando la tutela della riservatezza e promuovendo soluzioni tecnologicamente adeguate ai rischi connessi al trattamento dei dati. L’intervento del Garante ha inoltre l’obiettivo di assicurare un pieno coordinamento tra i canali interni ed esterni e di superare alcune criticità emerse nell’applicazione delle precedenti disposizioni.

Principali elementi introdotti

• Canali interni obbligatori e sicuri – Pubbliche amministrazioni e imprese devono offrire uno o più canali interni per segnalazioni, coerenti con i requisiti privacy e di riservatezza previsti e precisati dal Garante, preferibilmente tramite piattaforme IT che garantiscano la non tracciabilità degli utenti (con cifratura, accessi selettivi e anonimato digitale).
• Modalità multiple di segnalazione – Segnalazioni possibili sia in forma scritta sia orale (linee telefoniche, messaggistica vocale, incontri diretti), sempre garantendo privacy e riservatezza.
• Gestori del canale – Il gestore può essere interno o esterno all’ente/azienda; in entrambi i casi, se tratta dati per conto del titolare, assume il ruolo di responsabile del trattamento. In caso di enti che condividono uno stesso canale, serve un accordo di contitolarità con definizione chiara di ruoli e accessi, la holding assume il ruolo di responsabile rispetto alle società del gruppo.
• Protezione dati e limiti al tracciamento – È fortemente sconsigliato l’uso di posta elettronica (anche certificata) come canale standard: i metadati potrebbero rivelare l’identità del segnalante. Il Garante richiede misure di mitigazione del rischio, compresa nella Valutazione d’impatto privacy (DPIA).
• Coordinamento interno/esterno – Le procedure interne devono integrarsi con i canali esterni gestiti da ANAC, richiamando l’esigenza di invitare i segnalanti a utilizzare esclusivamente i canali ufficiali.
• Formazione e ruoli aziendali – La normativa richiede ora una formazione strutturata per il personale coinvolto nella gestione delle segnalazioni, con un’attenzione specifica agli aspetti privacy.
• Ambito soggettivo e oggettivo ampliato – Le persone protette e le tipologie di illecito oggetto di segnalazione sono ampliati rispetto al passato, con più chiarezza su cosa costituisce segnalazione tutelata.

Cosa devono fare ora le aziende/enti

Sulla base delle nuove indicazioni, gli enti sono chiamati a:

• rivedere e aggiornare i propri modelli organizzativi e codici etici/modelli interni di whistleblowing;
• predisporre (o adeguare) canali interni conformi, preferibilmente attraverso piattaforme informatiche dedicate e sicure;
• effettuare una DPIA se si utilizzano strumenti di segnalazione digitale;
• aggiornare accordi con eventuali fornitori esterni, definendo chiaramente competenze e accessi;
• strutturare programmi di formazione per il personale responsabile;
• prevedere revisione periodica e monitoraggio dell’implementazione.

Perché conviene allinearsi subito

Il nuovo quadro regolatorio del 2025 rafforza in maniera significativa la tutela della riservatezza e l’integrazione tra disciplina whistleblowing e protezione dei dati personali. Le linee guida richiedono ora un approccio più strutturato e tecnologicamente avanzato, fondato su piattaforme sicure, configurazioni anti-tracciamento, chiarezza dei ruoli privacy e processi formativi più robusti.

Non adeguarsi espone a sanzioni e, soprattutto, a rischi reputazionali e di inefficacia nella tutela delle segnalazioni.

Scarica il nostro Memorandum: Aggiornamento Linee Guida Whistleblowing (Novembre 2025)

I nostri contatti:  segreteria@auditpeople.it |  www.auditpeople.it

La Formazione è sempre strumento di miglioramento e di riduzione del rischio quando si tratta di Whistleblowing. Normativa, Linee Guida e ISO di riferimento (ad esempio la ISO 37002) dicono tutti lo stesso sul tema, ma in questo articolo vedremo più nello specifico in che modo lo fanno.

DECRETO LEGISLATIVO 24 DEL 2023

• L’ART. 4 comma 2 riporta così:

la gestione del canale di segnalazione è affidata a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione, ovvero è affidata a un soggetto esterno, anch’esso autonomo e con personale specificamente formato.

• Qui invece l’ART. 5 lettera e):

Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, la persona o l’ufficio interno ovvero il soggetto esterno, ai quali è affidata la gestione del canale di segnalazione interna svolgono le seguenti attività:

e) mettono a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché’ sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne. Le suddette informazioni sono esposte e rese facilmente visibili nei luoghi di lavoro, nonché accessibili alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattengono un rapporto giuridico in una delle forme di cui all’articolo 3, commi 3 o 4. Se dotati di un proprio sito internet, i soggetti del settore pubblico e del settore privato pubblicano le informazioni di cui alla presente lettera anche in una sezione dedicata del suddetto sito.

LINEE GUIDA ANAC

Queste Linee guida del 12 luglio 2023, a pag.  41, stabiliscono testualmente che tali informazioni:

Devono essere, altresì, oggetto di trattazione nei corsi e nelle formazioni su etica e integrità.

GUIDA OPERATIVA DI CONFINDUSTRIA

Infine, la Guida sopracitata del 27 ottobre 2023 dedica un’intera pagina agli obblighi formativi. Li riportiamo di seguito:

• 10.1 Obblighi di formazione

La formazione del personale che gestisce il canale di segnalazione è di fondamentale importanza per assicurare che le segnalazioni ricevute siano trattate in maniera adeguata e in conformità alle disposizioni applicabili. A tal fine, sarebbe opportuno che il personale cui è affidata la gestione del canale di segnalazione riceva un’adeguata formazione in relazione ad alcuni argomenti chiave:

• Aspetti normativi

• Procedure e presupposti

• Principi generali di comportamento

  • Confidenzialità e riservatezza

  • Etica ed integrità

  • Ascolto attivo, competenze comunicative e collaborazione

  • Tale formazione dovrà essere erogata con cadenza periodica, al fine di garantire l’efficacia della suddetta formazione

AUDIT PEOPLE PER LA FORMAZIONE WHISTLEBLOWING

Audit People si occupa di Certificazione e Formazione anche per il Whistleblowing!

Questi i nostri prossimi appuntamenti:

• WEBINAR ​ Mercoledì 23 maggio 2024 – dalle 15 alle 16 – Live online su Zoom
  • L’evento è gratuito e prevede un’introduzione al tema, con la possibilità per i partecipanti di porre domande al relatore. In questo appuntamento parleremo soprattutto del report ANAC, in seguito alla chiusura del sondaggio sottoposto alle aziende nel dicembre 2023.
• CORSO COMPLETO ​ Mercoledì 19 giugno 2024 – dalle 9 alle 18 – Live online su Zoom
  • Nello specifico, il corso Whistleblowing avrà la durata di 4 ore, poiché abbinato ad un primo modulo sul Decreto 231 della stessa durata. La giornata formativa è stata qualificata presso ICEP e per questo, i partecipanti potranno poi richiedere la CERTIFICAZIONE DELLE COMPETENZE.
  • Quota di partecipazione: 280 euro
  • Programma MODULO 1 e MODULO 2

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In Italia, l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) ha stabilito importanti linee guida per affrontare le sfide legate alla lotta per la trasparenza e contro la corruzione, e una parte fondamentale del suo approccio è la gestione del whistleblowing. In questo articolo, esamineremo in particolare il ruolo dell’Organismo di Vigilanza nella gestione del segnalazioni di illeciti.

Nella proprie Linee Guida ANAC afferma che:

“nel settore privato, la scelta del soggetto cui affidare il ruolo di gestore delle segnalazioni è rimessa all’autonomia organizzativa di ciascun ente, in considerazione delle esigenze connesse alle dimensioni, alla natura dell’attività esercitata e alla realtà organizzativa concreta. Ciò, fermo restando il rispetto dei requisiti previsti dal legislatore. Tale ruolo, a meri fini esemplificativi, può essere affidato, tra gli altri, agli organi di internal audit, all’Organismo di vigilanza previsto dalla disciplina del d.lgs. n. 231/2001, ai comitati etici (…)”.

PRIMA DI TUTTO: COS’E’ IL WHISTLEBLOWING E PERCHE’ E’ IMPORTANTE

Il whistleblowing è un meccanismo attraverso il quale le persone all’interno di un’organizzazione possono segnalare attività illegali, comportamenti scorretti o violazioni etiche. Questo può coinvolgere dipendenti, fornitori o qualsiasi altra parte che abbia conoscenza di tali comportamenti. Il whistleblowing è fondamentale perché consente di identificare e affrontare tempestivamente le pratiche illecite, contribuendo a prevenire e combattere la corruzione.

IL RUOLO DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA

In Italia, l’Organismo di Vigilanza è un elemento chiave nel panorama della lotta alla corruzione e della promozione della trasparenza. Questo organismo è definito dalla legge italiana ed è responsabile della promozione della legalità all’interno delle organizzazioni. Il suo ruolo nella gestione del whistleblowing è di primaria importanza.

LA RICEZIONE DELLE SEGNALAZIONI

L’Organismo di Vigilanza è il punto di contatto per le segnalazioni di whistleblowing. Questo organismo deve essere indipendente e garantire la riservatezza delle segnalazioni. Una delle sue principali funzioni è quella di ricevere, registrare e valutare le segnalazioni ricevute. Questo passo è cruciale per assicurarsi che le segnalazioni vengano prese in considerazione e che venga avviata un’indagine appropriata.

LA VALUTAZIONE E L’INDAGINE

Dopo aver ricevuto una segnalazione, l’Organismo di Vigilanza deve valutarne la validità e l’urgenza. Se la segnalazione sembra fondata o rappresenta una violazione significativa, l’organismo è tenuto a condurre un’indagine completa e imparziale. Questo processo assicura che le segnalazioni siano trattate in modo adeguato e che i responsabili vengano chiamati a rispondere delle loro azioni.

LA PROTEZIONE DEL SEGNALANTE

Un altro ruolo chiave dell’Organismo di Vigilanza è garantire la protezione del segnalatore. La legge italiana prevede misure per proteggere coloro che segnalano attività illecite, e l’Organismo di Vigilanza deve adottare precauzioni per mantenere la loro identità riservata. Questa protezione è essenziale per incoraggiare le persone a fare segnalazioni senza timore di ritorsioni.

IN CONCLUSIONE

L’indipendenza dell’OdV, la sua capacità di ricevere, valutare, indagare sulle segnalazioni e proteggere il segnalante sono tutti elementi fondamentali nel garantire la legalità e la trasparenza all’interno delle organizzazioni.

UN CORSO DI FORMAZIONE sul WHISTLEBLOWING che certifica le COMPETENZE dell’ODV

Oltre a fornire il servizio Whistleblowing, Audit People si impegna per la formazione degli OdV affinché possano vigilare e gestire correttamente la gestione delle segnalazioni di illeciti aziendali.

Il corso di 8 ore è strutturato in due moduli: il primo, della durata di 5 ore, dedicato al Decreto 231 e ai suoi aggiornamenti; il secondo, della durata di 3 ore, dedicato al Whistleblowing in conformità al nuovo Decreto 24/2023.

I moduli possono essere frequentati separatamente, ma solo chi svolgerà il corso nella sua intera durata avrà modo di richiedere la Certificazione delle Competenze ICEP.

Il Decreto 231 e il Whistleblowing

• Mercoledì 25 ottobre

• 8 ore (dalle 9 alle 18)

• Live online su Zoom

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Informativa per il trattamento dei dati personali

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Il 14 luglio 2023, l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) ha pubblicato le nuove linee guida sulla gestione del whistleblowing, rappresentando un passo significativo per promuovere la trasparenza e l’integrità nelle organizzazioni italiane.

Le linee guida mirano a fornire un quadro chiaro e completo per le organizzazioni che desiderano istituire o migliorare i propri meccanismi di segnalazione interna, consentendo ai whistleblowers di riferire in modo sicuro e confidenziale presunte violazioni o comportamenti illeciti.

I principali punti delle nuove linee guida:

1. Definizione di whistleblowing e ambito di applicazione: le linee guida dell’ANAC definiscono il whistleblowing come un meccanismo tramite il quale le persone all’interno di un’organizzazione possono segnalare in modo confidenziale comportamenti illeciti o violazioni di legge. Le direttive si applicano a tutte le organizzazioni pubbliche e private, promuovendo una cultura della segnalazione e dell’apertura.
2. Protezione dei whistleblowers: le linee guida riconoscono l’importanza di proteggere i whistleblowers da ritorsioni o discriminazioni. Le organizzazioni sono tenute a garantire che i whistleblowers non siano oggetto di sanzioni o trattamenti negativi a causa delle loro segnalazioni. Inoltre, viene incoraggiata l’implementazione di misure di protezione come l’anonimato, la riservatezza e il divieto di rivelazione delle informazioni personali del segnalante.
3. Creazione di canali di segnalazione interna: le organizzazioni sono incoraggiate a istituire canali di segnalazione interna, fornendo ai whistleblower un percorso sicuro e confidenziale per segnalare le violazioni. Tali canali devono essere facilmente accessibili, ben pubblicizzati e supportati da un processo di gestione delle segnalazioni efficace, che preveda tempi di risposta adeguati e un adeguato follow-up.
4. Ruolo delle funzioni di compliance e delle risorse umane: le linee guida sottolineano il ruolo chiave delle funzioni di compliance e delle risorse umane nell’implementazione e nella gestione dei meccanismi di whistleblowing. È essenziale che queste funzioni ricevano adeguata formazione e siano preparate a gestire le segnalazioni in modo appropriato, assicurando la riservatezza, l’imparzialità e il rispetto dei diritti dei segnalanti.
5. Monitoraggio e valutazione: le organizzazioni sono incoraggiate a istituire un sistema di monitoraggio e valutazione dei meccanismi di whistleblowing per assicurare l’efficacia e l’efficienza delle procedure adottate. Questo include la raccolta di dati statistici sulle segnalazioni, l’analisi delle tendenze e l’identificazione di potenziali miglioramenti.

Il whistleblowing a garanzia della trasparenza e dell’integrità aziendale

Le nuove linee guida dell’ANAC sulla gestione del whistleblowing rappresentano un importante passo avanti nella promozione della trasparenza e dell’integrità nelle organizzazioni.

Fornendo un quadro chiaro e completo, queste linee guida incoraggiano le organizzazioni a creare un ambiente sicuro e protetto in cui i whistleblowers possono segnalare violazioni senza timore di ritorsioni. L’implementazione efficace di tali meccanismi di segnalazione interna contribuirà a contrastare la corruzione, a prevenire comportamenti illeciti e a promuovere la cultura dell’integrità in tutti i settori.

Le nuove linee guida rappresentano un’opportunità per le organizzazioni di rafforzare la propria reputazione e di costruire relazioni di fiducia con i propri dipendenti, clienti e il pubblico in generale.

Le disposizioni del d.lgs. n. 24/2023 producono effetti a decorrere dal 15 luglio 2023 per i soggetti del settore pubblico e privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, superiore a 249.

Solo per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, fino a 249 la nuova disciplina produce effetti dal 17 dicembre 2023.

Per Audit People il Whistleblowing non è solo un sofware, per questo offriamo un servizio gestito da un team altamente qualificato.

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