Internal investigations of Organizations. Questa è la definizione dello Standard ISO 37008 pubblicato lo scorso luglio 2023.

Per tradurre, questa nuova norma contiene le linee guida per lo svolgimento di indagini interne all’interno di qualsiasi organizzazione.

MA A CHE SCOPO SVOLGERE QUESTE INDAGINI ALL’INTERNO DELLA NOSTRA REALTA’?

Le indagini interne assumono un’importanza decisiva, poiché, come spiega il sito ufficiale ISO, consentono a un’organizzazione di:

• prendere decisioni informate nel caso in cui leggi, regolamenti, codici industriali, politiche interne, procedure, processi, politiche aziendali di conformità e/o i valori ed etica dell’organizzazione siano stati violati;

• comprendere le cause che hanno portato alle violazioni sopra menzionate;

• determinare se un’accusa o una preoccupazione è fondata o infondata;

• valutare la perdita finanziaria di un’organizzazione;

• mitigare la responsabilità dell’organizzazione e/o della sua dirigenza;

• mettere in atto ed attuare le necessarie misure di mitigazione per evitare che si verifichino comportamenti simili;

• rafforzare la cultura di conformità ed etica dell’organizzazione;

• effettuare segnalazioni esterne alle autorità competenti (forze dell’ordine, organi giudiziari, regolatori o altri enti prescritti dalla legge o regolamento) o alle parti interessate rilevanti quando necessario;

• prendere decisioni sulle sanzioni della dirigenza e/o dei dipendenti e sulla sospensione dal lavoro con terze parti coinvolte in comportamenti non etici.

IN CONCLUSIONE

L’indagine interna, quindi, è parte di un sistema di gestione della conformità ma, in particolare, questo documento fornisce linee guida alle organizzazioni per implementare indagini basate sui seguenti principi: indipendenza, riservatezza, competenza e professionalità, obiettività e imparzialità, legittimità e legalità.

Inoltre, è applicabile a tutte le organizzazioni, indipendentemente dal tipo, dimensione, ubicazione, struttura o scopo e può essere integrato con altri standard come ISO 37301, ISO 37001 e ISO 37002 (Whistleblowing).

FONTE: ISO

COSA PUO’ FARE AUDIT PEOPLE?

Audit People sostiene le imprese nell’identificare la migliore certificazione possibile per la propria realtà, soprattutto nell’ambito della compliance, del risk assessment e del whistleblowing, per il quale è stato progettato un apposito servizio qualificato chiamato Ethic Point.

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In Italia, l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) ha stabilito importanti linee guida per affrontare le sfide legate alla lotta per la trasparenza e contro la corruzione, e una parte fondamentale del suo approccio è la gestione del whistleblowing. In questo articolo, esamineremo in particolare il ruolo dell’Organismo di Vigilanza nella gestione del segnalazioni di illeciti.

Nella proprie Linee Guida ANAC afferma che:

“nel settore privato, la scelta del soggetto cui affidare il ruolo di gestore delle segnalazioni è rimessa all’autonomia organizzativa di ciascun ente, in considerazione delle esigenze connesse alle dimensioni, alla natura dell’attività esercitata e alla realtà organizzativa concreta. Ciò, fermo restando il rispetto dei requisiti previsti dal legislatore. Tale ruolo, a meri fini esemplificativi, può essere affidato, tra gli altri, agli organi di internal audit, all’Organismo di vigilanza previsto dalla disciplina del d.lgs. n. 231/2001, ai comitati etici (…)”.

PRIMA DI TUTTO: COS’E’ IL WHISTLEBLOWING E PERCHE’ E’ IMPORTANTE

Il whistleblowing è un meccanismo attraverso il quale le persone all’interno di un’organizzazione possono segnalare attività illegali, comportamenti scorretti o violazioni etiche. Questo può coinvolgere dipendenti, fornitori o qualsiasi altra parte che abbia conoscenza di tali comportamenti. Il whistleblowing è fondamentale perché consente di identificare e affrontare tempestivamente le pratiche illecite, contribuendo a prevenire e combattere la corruzione.

IL RUOLO DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA

In Italia, l’Organismo di Vigilanza è un elemento chiave nel panorama della lotta alla corruzione e della promozione della trasparenza. Questo organismo è definito dalla legge italiana ed è responsabile della promozione della legalità all’interno delle organizzazioni. Il suo ruolo nella gestione del whistleblowing è di primaria importanza.

LA RICEZIONE DELLE SEGNALAZIONI

L’Organismo di Vigilanza è il punto di contatto per le segnalazioni di whistleblowing. Questo organismo deve essere indipendente e garantire la riservatezza delle segnalazioni. Una delle sue principali funzioni è quella di ricevere, registrare e valutare le segnalazioni ricevute. Questo passo è cruciale per assicurarsi che le segnalazioni vengano prese in considerazione e che venga avviata un’indagine appropriata.

LA VALUTAZIONE E L’INDAGINE

Dopo aver ricevuto una segnalazione, l’Organismo di Vigilanza deve valutarne la validità e l’urgenza. Se la segnalazione sembra fondata o rappresenta una violazione significativa, l’organismo è tenuto a condurre un’indagine completa e imparziale. Questo processo assicura che le segnalazioni siano trattate in modo adeguato e che i responsabili vengano chiamati a rispondere delle loro azioni.

LA PROTEZIONE DEL SEGNALANTE

Un altro ruolo chiave dell’Organismo di Vigilanza è garantire la protezione del segnalatore. La legge italiana prevede misure per proteggere coloro che segnalano attività illecite, e l’Organismo di Vigilanza deve adottare precauzioni per mantenere la loro identità riservata. Questa protezione è essenziale per incoraggiare le persone a fare segnalazioni senza timore di ritorsioni.

IN CONCLUSIONE

L’indipendenza dell’OdV, la sua capacità di ricevere, valutare, indagare sulle segnalazioni e proteggere il segnalante sono tutti elementi fondamentali nel garantire la legalità e la trasparenza all’interno delle organizzazioni.

UN CORSO DI FORMAZIONE sul WHISTLEBLOWING che certifica le COMPETENZE dell’ODV

Oltre a fornire il servizio Whistleblowing, Audit People si impegna per la formazione degli OdV affinché possano vigilare e gestire correttamente la gestione delle segnalazioni di illeciti aziendali.

Il corso di 8 ore è strutturato in due moduli: il primo, della durata di 5 ore, dedicato al Decreto 231 e ai suoi aggiornamenti; il secondo, della durata di 3 ore, dedicato al Whistleblowing in conformità al nuovo Decreto 24/2023.

I moduli possono essere frequentati separatamente, ma solo chi svolgerà il corso nella sua intera durata avrà modo di richiedere la Certificazione delle Competenze ICEP.

Il Decreto 231 e il Whistleblowing

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Il 14 luglio 2023, l’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) ha pubblicato le nuove linee guida sulla gestione del whistleblowing, rappresentando un passo significativo per promuovere la trasparenza e l’integrità nelle organizzazioni italiane.

Le linee guida mirano a fornire un quadro chiaro e completo per le organizzazioni che desiderano istituire o migliorare i propri meccanismi di segnalazione interna, consentendo ai whistleblowers di riferire in modo sicuro e confidenziale presunte violazioni o comportamenti illeciti.

I principali punti delle nuove linee guida:

1. Definizione di whistleblowing e ambito di applicazione: le linee guida dell’ANAC definiscono il whistleblowing come un meccanismo tramite il quale le persone all’interno di un’organizzazione possono segnalare in modo confidenziale comportamenti illeciti o violazioni di legge. Le direttive si applicano a tutte le organizzazioni pubbliche e private, promuovendo una cultura della segnalazione e dell’apertura.
2. Protezione dei whistleblowers: le linee guida riconoscono l’importanza di proteggere i whistleblowers da ritorsioni o discriminazioni. Le organizzazioni sono tenute a garantire che i whistleblowers non siano oggetto di sanzioni o trattamenti negativi a causa delle loro segnalazioni. Inoltre, viene incoraggiata l’implementazione di misure di protezione come l’anonimato, la riservatezza e il divieto di rivelazione delle informazioni personali del segnalante.
3. Creazione di canali di segnalazione interna: le organizzazioni sono incoraggiate a istituire canali di segnalazione interna, fornendo ai whistleblower un percorso sicuro e confidenziale per segnalare le violazioni. Tali canali devono essere facilmente accessibili, ben pubblicizzati e supportati da un processo di gestione delle segnalazioni efficace, che preveda tempi di risposta adeguati e un adeguato follow-up.
4. Ruolo delle funzioni di compliance e delle risorse umane: le linee guida sottolineano il ruolo chiave delle funzioni di compliance e delle risorse umane nell’implementazione e nella gestione dei meccanismi di whistleblowing. È essenziale che queste funzioni ricevano adeguata formazione e siano preparate a gestire le segnalazioni in modo appropriato, assicurando la riservatezza, l’imparzialità e il rispetto dei diritti dei segnalanti.
5. Monitoraggio e valutazione: le organizzazioni sono incoraggiate a istituire un sistema di monitoraggio e valutazione dei meccanismi di whistleblowing per assicurare l’efficacia e l’efficienza delle procedure adottate. Questo include la raccolta di dati statistici sulle segnalazioni, l’analisi delle tendenze e l’identificazione di potenziali miglioramenti.

Il whistleblowing a garanzia della trasparenza e dell’integrità aziendale

Le nuove linee guida dell’ANAC sulla gestione del whistleblowing rappresentano un importante passo avanti nella promozione della trasparenza e dell’integrità nelle organizzazioni.

Fornendo un quadro chiaro e completo, queste linee guida incoraggiano le organizzazioni a creare un ambiente sicuro e protetto in cui i whistleblowers possono segnalare violazioni senza timore di ritorsioni. L’implementazione efficace di tali meccanismi di segnalazione interna contribuirà a contrastare la corruzione, a prevenire comportamenti illeciti e a promuovere la cultura dell’integrità in tutti i settori.

Le nuove linee guida rappresentano un’opportunità per le organizzazioni di rafforzare la propria reputazione e di costruire relazioni di fiducia con i propri dipendenti, clienti e il pubblico in generale.

Le disposizioni del d.lgs. n. 24/2023 producono effetti a decorrere dal 15 luglio 2023 per i soggetti del settore pubblico e privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, superiore a 249.

Solo per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, fino a 249 la nuova disciplina produce effetti dal 17 dicembre 2023.

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Con il Decreto n. 24 del 10 marzo 2023, vigente dal 30 marzo 2023, l’Italia ha recepito la Direttiva europea 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni.

Partendo dal principio, vediamo insieme cosa stabilisce e quali obblighi pone all’attenzione:

L’Art. 1 al comma 1 stabilisce che:

Il presente decreto disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Mentre l’Art. 2 elenca tra le «violazioni» oggetto di tutela le

condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6).

Nello stesso articolo troviamo le definizioni di «soggetti del settore pubblico» e «soggetti del settore privato». Ma è al successivo Art. 3 che vengono elencate le persone (fisiche) segnalanti a cui è possibile applicare le misure di protezione previste nel Decreto, e l’elenco è lunghissimo.

L’articolo 4 del Decreto disciplina invece i «Canali di segnalazione interna» stabilendo al comma 1 che:

I soggetti del settore pubblico e i soggetti del settore privato, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all’articolo 51 del decreto legislativo n. 81 del 2015, attivano, ai sensi del presente articolo, propri canali di segnalazione, che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. I modelli di organizzazione e di gestione, di cui all’articolo 6, comma 1, lettera a), del decreto legislativo n. 231 del 2001, prevedono i canali di segnalazione interna di cui al presente decreto.

Infine, il Decreto n. 24, prevede all’articolo 24 la seguente disciplina transitoria e di coordinamento:

Le disposizioni di cui al presente decreto hanno effetto a decorrere dal 15 luglio 2023. Alle segnalazioni o alle denunce all’autorità giudiziaria o contabile effettuate precedentemente alla data di entrata in vigore del presente decreto, nonché a quelle effettuate fino al 14 luglio 2023, continuano ad applicarsi le previgenti disposizioni normative.

E ancora:

Per i soggetti del settore privato che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato, fino a duecentoquarantanove, l’obbligo di istituzione del canale di segnalazione interna ai sensi del presente decreto ha effetto a decorrere dal 17 dicembre 2023 e, fino ad allora, continua ad applicarsi la previgente normativa.

Qui puoi leggere il DECRETO LEGISLATIVO 10 MARZO 2023, N.24

Il Servizio di EthicPoint per le aziende

Il servizio garantisce riservatezza, trasparenza e registrazione delle segnalazioni che possono arrivare dal mercato, dal personale o da qualunque soggetto coinvolto su possibili violazioni o comportamenti potenzialmente non corretti.

Come progettarlo (in 10 passi):

1. Attivazione di una o più caselle di posta elettronica specifiche per il servizio, gestite in modo indipendente
2. Attivazione di una o più caselle di posta fisica (PoBox), gestite in modo indipendente
3. Servizio di prima assistenza al segnalante, attraverso un numero verde dedicato
4. Progettazione e attivazione di una “pagina web” su sito aziendale o “sito progetto” dedicato al servizio
5. Servizio tecnico di supporto per gli aspetti privacy del servizio
6. Servizio tecnico DPIA sul servizio
7. Progetto di informazione, formazione e addestramento del personale
8. Attività di coinvolgimento degli stakeholder
9. Sintesi periodica delle segnalazioni ricevute
10. Procedura di registrazione e archiviazione delle registrazioni

Per maggiori informazioni sul servizio puoi trovare un form contatti sul sito EthicPoint.eu

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