Il 2025 porta aggiornamenti importanti per le procedure di whistleblowing, comprese quelle sui canali interni, visto anche il recente parere del Garante per la protezione dei dati personali del 9 ottobre (pubblicato il 27 novembre), che ha precisato gli adempimenti in ottica di privacy e sicurezza.

L’obiettivo principale è quello di rafforzare la tutela di chi segnala (e di chi è segnalato).

Nello specifico, si mira garantire una applicazione uniforme, sicura e coerente della disciplina sul whistleblowing, rafforzando la tutela della riservatezza e promuovendo soluzioni tecnologicamente adeguate ai rischi connessi al trattamento dei dati. L’intervento del Garante ha inoltre l’obiettivo di assicurare un pieno coordinamento tra i canali interni ed esterni e di superare alcune criticità emerse nell’applicazione delle precedenti disposizioni.

Principali elementi introdotti

• Canali interni obbligatori e sicuri – Pubbliche amministrazioni e imprese devono offrire uno o più canali interni per segnalazioni, coerenti con i requisiti privacy e di riservatezza previsti e precisati dal Garante, preferibilmente tramite piattaforme IT che garantiscano la non tracciabilità degli utenti (con cifratura, accessi selettivi e anonimato digitale).
• Modalità multiple di segnalazione – Segnalazioni possibili sia in forma scritta sia orale (linee telefoniche, messaggistica vocale, incontri diretti), sempre garantendo privacy e riservatezza.
• Gestori del canale – Il gestore può essere interno o esterno all’ente/azienda; in entrambi i casi, se tratta dati per conto del titolare, assume il ruolo di responsabile del trattamento. In caso di enti che condividono uno stesso canale, serve un accordo di contitolarità con definizione chiara di ruoli e accessi, la holding assume il ruolo di responsabile rispetto alle società del gruppo.
• Protezione dati e limiti al tracciamento – È fortemente sconsigliato l’uso di posta elettronica (anche certificata) come canale standard: i metadati potrebbero rivelare l’identità del segnalante. Il Garante richiede misure di mitigazione del rischio, compresa nella Valutazione d’impatto privacy (DPIA).
• Coordinamento interno/esterno – Le procedure interne devono integrarsi con i canali esterni gestiti da ANAC, richiamando l’esigenza di invitare i segnalanti a utilizzare esclusivamente i canali ufficiali.
• Formazione e ruoli aziendali – La normativa richiede ora una formazione strutturata per il personale coinvolto nella gestione delle segnalazioni, con un’attenzione specifica agli aspetti privacy.
• Ambito soggettivo e oggettivo ampliato – Le persone protette e le tipologie di illecito oggetto di segnalazione sono ampliati rispetto al passato, con più chiarezza su cosa costituisce segnalazione tutelata.

Cosa devono fare ora le aziende/enti

Sulla base delle nuove indicazioni, gli enti sono chiamati a:

• rivedere e aggiornare i propri modelli organizzativi e codici etici/modelli interni di whistleblowing;
• predisporre (o adeguare) canali interni conformi, preferibilmente attraverso piattaforme informatiche dedicate e sicure;
• effettuare una DPIA se si utilizzano strumenti di segnalazione digitale;
• aggiornare accordi con eventuali fornitori esterni, definendo chiaramente competenze e accessi;
• strutturare programmi di formazione per il personale responsabile;
• prevedere revisione periodica e monitoraggio dell’implementazione.

Perché conviene allinearsi subito

Il nuovo quadro regolatorio del 2025 rafforza in maniera significativa la tutela della riservatezza e l’integrazione tra disciplina whistleblowing e protezione dei dati personali. Le linee guida richiedono ora un approccio più strutturato e tecnologicamente avanzato, fondato su piattaforme sicure, configurazioni anti-tracciamento, chiarezza dei ruoli privacy e processi formativi più robusti.

Non adeguarsi espone a sanzioni e, soprattutto, a rischi reputazionali e di inefficacia nella tutela delle segnalazioni.

Scarica il nostro Memorandum: Aggiornamento Linee Guida Whistleblowing (Novembre 2025)

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